邦永PM2项目管理软件在系统集成行业中的全面应用

作为专业的弱电系统工程承建商,名特网络公司拥有先进的管理理念和管理体系。随着同时在建项目不断增多,协调各个项目及公司各个职能部门...

云南亚太环保PM2运用案例

运用PM2项目管理系统能把公司各部门的数据进行汇总,主要完善了企业内部的管理,完善了各部门之间的流程做到统一化,通过报表的形式体现...

云电信通PM2系统的应用

 

一、公司概况

云南云电信息通信股份有限公司,是由云南电网公司投资组建的一家国有控股股份制企业,隶属于中国南方电网公司。公司总注册资本5860万元,资产达1.8亿元,拥有五个区域分公司,三个控股子公司、两个参股公司。公司是以电力系统的基础电信业务和面向社会的增值电信业务为主要业务,依托云南电网,充分发挥云南电力系统内部资源优势,主要为云南电力系统内外部客户提供信息通信工程建设与基础电信业务服务,形成了以工程建设服务为核心的通信业务与电子商务服务为成长的增值业务等两大主营业务。公司通过了ISO9001国际质量体系认证,拥有众多施工企业资质,包括通信信息网络系统集成、计算机系统集成、送变电工程、建筑业企业资质,可从事通信工程、电力工程、电子工程、系统集成等业务。

 

二、客户需求

根据云南云电信息通信股份有限公司要求,主要完成以下管理内容:

(1)实现对公司年度开发大纲的管理,实现对各部门周工作计划与总结的管理;

(2)实现对公司的进度、成本、合同、资金计划、甲供材、文档、销售、招标等横向纵向管理;

(3)实现对公司年度开发项目的进度节点管理;

(4)实现对项目年度开发成本、成本预算、动态成本的管理;

(5)实现对合同签订、变更、签证、款项拨付的执行管理;

(6)实现对年度资金计划、非合同资金计划、部门月资金计划、公司资金计划、项目资金收支管理;

(7)实现对项目、设备、材料的招标及相应业务往来单位的管理;

(8)实现业务审批、协同办公一体化管理、实现对公司车辆、会议室的预约管理;

(9)实现对多业态、多项目的管理,实现对多个项目公司的管理;

(10)实现集团化战略管理、商业智能分析。

 

三、实施过程

走访各部门调研后发现,云电信通所涉及的核心业务有两块:

1 、通信业务

通信业务事业部专门从事通信工程建设、维护以及信息通信资产运营的专业化服务,是公司的基础核心业务部门。通信业务事业部属下管辖通信工程和网络运营二个业务部门以及滇东、滇西、滇南、临沧、版纳五个区域分公司。立足云南,依托云南电网,通信业务事业部利用公司丰富的电力系统所特有的沟、管、孔、渠、杆塔等信息通信可选用资源以及遍布全省各地的光纤通信传输网络资源,以市场需求为导向,主要从事公司通信业务的规划与发展,为电力系统与广大社会用户提供优质的信息通信专业化服务,服务范围包括信息通信工程建设、送变电工程建设、通信网络运行维护、数据语音业务接入、带宽租赁、科技项目研发等领域。

2、增值业务

增值业务事业部定位于利用公司优势资源,在基础业务之外为公司寻求更多发展及赢利机会,是公司的新兴业务部门。增值业务事业部下辖电子商务部、系统集成部、市场部、软件部:电子商务部立足云南本地,以云南电网电费代收为依托,整合运营商、公共事业收费单位等资源,开展电子商务综合支付业务;系统集成部秉持“通信服务社会,信息创造价值”的公司核心宗旨,坚持“高标准、严要求、快节奏”的行为理念,为各类企事业单位及政府机构提供从网络规划、方案设计、系统集成、软件开发到产品提供等全面解决方案;市场部主要针对电力系统开展市场策划业务,服务范围包括大型会议策划组织、产品市场调研、广告策划实施、宣传促销推广、企业形象策划等;软件部是专业从事协同应用软件开发、销售、服务的高新技术团队,专注于协同应用领域的技术创新、产品研发。

针对云电信通业务管理可以概括为两条线、三阶段:

1、两条线分别为进度和成本

(1)进度:包括前期五证办理节点进度、设计总工节点进度、工程施工节点进度等。PM2系统通过横道图生成项目进度计划,对各项目任务根据其重要性,划分为普通任务、重要任务、重大任务,分级别管理,公司管理层可根据关注的重点,通过进度总览来了解项目进展情况。

(2)对成本管理,主要是通过成本预算体系,实现对六大成本三大费用的管理,包括项目的计划成本、目标成本、实际成本,过程的动态成本。

(3)在成本的控制上,主要通过合同的签订、变更、签证、拨付,实现对动态成本的控制。

2、三阶段

分别为计划阶段、过程控制阶段(计划与实际差异对比控制)、结果分析阶段。

通过以上简单思路,通过PM2各子系统业务功能,实现项目开发全过程的控制,即前期有计划、过程动态控制、月终年终分析考核。

计划阶段:主要包括年度项目开发计划、各项目的进度计划、各项目的成本计划;

过程控制:进度上报,合同的签订、拨付、变更、签证;

分析阶段:进度报表,成本、合同、销售、资金月度、年度报表。

同时,为满足各项目公司日常办公需要,系统辅以协同办公系统,以满足对定制流程、流程审批、项目公司组织机构、人员信息的管理、公司内部消息(通知)发送、周工作计划与总结管理、会议室使用管理、车辆使用管理。

 

四、系统运行情况

云南云电信息通信股份有限公司在管理组织机构上,主要包括经理层、生产经营部、综合办、电子商务部、工程技术部、软件事业部、财务部。

各部门在PM2中的应用,主要围绕公司的各项业务,并根据各部门职责一次划分。

1.经理层

公司经理层,主要掌管公司的经营决策、业务审批。因此,主要都是数据、报表查看,基本不会有业务数据录入的操作。主要查看的数据在领导总览模块。

(1)公司计划总览:包括项目开发计划、成本预算、项目计划。

(2)公司过程监控:

财务月报:财务月报告,用于查看公司个项目每月的财务状况。

成本报告:综合成本核算

合同总览:合同款项拨付统计表、合同分类汇总、合同资金年报。

经营分析:经营分析总表查看、部门考核指标查看。

 

 

 

2. 综合办

(1)人事资料管理:PM2中的人事资料,主要是为满足系统运行的需要而进行的人事资料管理,主要包括人员的基本档案资料等。

(2)文档资料管理:主要通过PM2文档管理模块,完成对公司各种文档资料的归档存储管理。

(3)合同管理的应用:合同档案归档与管理。

 

 

3.生产经营部

(1)项目前期手续办理进度:各项进度节点,主要通过项目进度计划完成。

(2)合同管理模块应用:管理本部门牵头签署的各种合同及合同的执行、款项申请等。

(3)计划成本的应用:根据成本管理的要求,填写与本部门相关的成本数据。

(4)资金计划的应用。

(5)文档资料管理。

(6)售后证件手续办理(销售事务处理)。

(7)OA模块的应用。

(8)成本管理模块。

(9)协同办公的应用。

(10)合同管理的应用。

(11)文档管理模块。

(12)协同办公模块的应用。

(13)文档管理模块。

 

 

 

4.采购部

(1)物料管理。

(2)合同管理。

 

 

5.工程技术部

(1)项目进度管理。

(2)合同管理。

(3)协同办公。

(4)文档管理。

(5)物料管理。

 

 

 

6.电子商务部

(1)项目进度管理

(2)合同管理

(3)协同办公

(4)文档管理

(5)物料管理

 

 

7.财务部

(1)协同办公

(2)资金管理

(3)成本管理

(4)合同管理

(5)销售收款

(6)文档管理模块

 

 

五、应用效果:

(1)、通过PM2系统的运行,公司对项目全过程的动态、实时监控管理,克服了之前一次完成,最终算帐的静态管理弊病,将项目预算与工程进度计划的执行监督与控制纳入实时的管理轨道。公司及项目各职能部门可随时监控项目的进度及预算执行情况,以做出科学决策。

(2)、以项目计划为基础的全过程系统管理,克服设计、采购、施工相割裂的管理模式。解决各项目、单元项目之间由于在设计、施工、采购等环节进度不一致造成的窝工、待料、成本超支等问题。实现项目建设全过程的综合协调与优化,达到公司对整体进度的要求。

(3)解决了之前OA与业务系统割裂的情况,使得审批有便捷和直观的数据支撑,并快速生成所需报表。

(4)、合同、进度、成本、资金的综合管理,克服只追求单方面最佳的片面与孤立的管理思路,建立起对项目的科学的评价体系。

(5)、积累企业知识库,包括合格供应商、材料设备历史采购价格,最佳营造做法等,为企业的持续发展积累宝贵的经验数据。

通信工程信息系统案例之广脉科技

 

一、公司概况

1 、公司概况

广脉科技股份有限公司总部位于杭州,是一家无线通信网络优化领域集研发、销售及相关服务于一体的科技型企业。作为通信公网与专网运营商的主要合作伙伴,广脉科技致力于提供无线通信网络优化整体解决方案及一站式服务,并已逐渐成为无线通信设备供应及系统集成服务领域的一支新兴力量。

2、业务范围

公司坚持以无线通信系统集成服务、全业务接入、网优及维护服务、管道建设及行业应用为重点发展方向,从工程技术服务到产品等各方面积累了丰富的知识和经验,具有提供全面设备及系统解决方案的实力。

在公司全体员工的努力下,公司全面取得了可喜的成绩,承接了多项综合性的省市重大无线通信系统集成和一体化项目,并已成为国内多省市移动、联通、电信、广电运营商的合格供应商及优质合作伙伴。同时,公司强力推进国际市场,已经在泰国、菲律宾等国际市场取得优异成绩,公司的产品和服务取得了国际运营商的一致好评。

3 、发展方向

公司的经营团队为行业资深人员,具有丰富的管理经验、长期的市场积累及综合集成能力,公司已在多省市累积了大量优质楼宇和行业客户资源,能够迅速捕捉用户需求,与运营商密切合作,为最终用户量身设计个性化综合解决方案。公司以服务并解决运营商最终用户的实际问题为目标,为运营商提供持续化和长期化的服务,与其共同成长。

公司在做好、做强主营业务的同时,更侧重于积蓄公司的技术储备,打造公司核心竞争力。通过产品的创新和研发,以及端到端无线通信覆盖整体解决方案的提供,公司致力于成为无线通信领域技术和市场的领跑者,满足并超越客户需求。

展望未来,广脉科技将一如既往地秉承“以市场为导向、以客户为中心、以创新为目标”的理念,持续为用户创造价值,为国内及国际通信运营商提供经济和有效的产品和服务,打造行业优质品牌 。

4 、公司架构

公司作为一家以专业技术开发为核心,通信工程建设为基础的高新技术企业,核心团队为同行业资深管理人员,公司团队由中高级工程师、国家注册建造师、经济师、项目经理等专业人员组建,具有丰富的管理经验、长期的市场积累及综合集成能力。公司的技术和管理团队拥有一流的服务意识和精湛造诣,是企业的最大财富。

 

二、业务流程

广脉科技业务主要包含传统项目,投资运营项目和三方租赁项目,通信工程项目管理模式主要采用投资运营和三方租赁的模式,业务流程主要包含:

1、选址勘察阶段:主要有站址选取及确认、项目立项及预算收益评估和服务合同签订。

2、施工准备阶段:主要有方案设计及审核、物资申请及采购、到货验收。

3、施工阶段:主要有开工申报、施工现在质量安全管理。

4、竣工验收结算阶段:主要有工程完工申报、资料审核、验收申报以及设计安装调试和开通、工程竣工结算。

5、交付使用维护阶段:主要有与运营商签订合同、后期运营维护和效率评估。

 

三、管控要点

1、业务现状:

公司采取总部集中管理、分公司协同运营模式,客户分布于全国各地,项目数量众多,每个项目经理需要同时管理多个项目,每次项目进度更新时都是采用纸质的方式,先提交到所在办事处,再由办事处相关人员汇总后提交到总公司商务部门,往往当商务部获得数据后,项目进度已经又有了新的进展,导致办事处与总部掌握的数据信息不一致。

解决方案:

针对广脉公司业务特点,将项目类型分为传统集成、铁路、ICT、分期收款、三方运营等,根据收益计算方式将项目分为非投资类项目和投资类项目。

每个项目进行开工、完工、验收和审计时都需要在系统中进行上报,上报信息自动同步到各个部门,解决项目数据信息不一致的问题。

2、业务现状:

项目立项审批时,岗位职责的不同填写的要素不同、所能看到的要素信息也有特定的限制;计算毛利润或年投资回报的公式虽然有明确的规定,但是由于有人为的因素导致出错的结果也不可避免,最终也会影响到公司领导的决策。

解决方案:

项目立项信息在审批时要求有收入预算及支出预算信息作为附件,项目收入预算和支出预算等信息通过系统权限控制,不同岗位用户只能看到授权的数据内容,防止重要数据信息泄漏和篡改,根据系统流程中设置的条件进行审批流转。

并且将业务的计算公式固化在系统中,例如如何根据总投资和年毛利计算投资回报率:年投资回报率【年毛利/总投资】、年毛利【年收入(含税)-年折旧(含税)-场租费支出/年(含税)-电费支出/年(含税)-维护支出/年(含税)-(年收入税额合计-年支出税额合计)】、总投资【所有支出预算合计含税金额(不包含按年支出预算)】,通过固定的算法避免人为因素产生的错误。

3、业务现状:

项目中标之后,市场和运营商统一签订框架合同,约定项目范围、项目质量要求以及收款方式等。根据运营商下达的PO进行内部项目立项,在项目执行过程时经常需要查询框架合同相关的内容,也需要定期统计框架合同下哪些项目是开工状态、哪些是完工状态以及各状态时项目上报统计金额。这就需要相关人员时时进行资料的整理以及汇总表格的更新,才能满足使用人员的需要。

解决方案:

在合同签订时如果是框架合同,则该合同框架下所有子项目在开工申报时自动关联此合同,并且可以时时统计该框架合同完成的项目总金额;领导可以在系统中查看相关报表数据在项目执行过程中也可以通过链接访问合同内容信息。

4、业务现状:

每个项目都分为四个阶段,开工、完工、验收和审计,项目督导在每个阶段都需要及时上报项目阶段金额,和施工队进行结算时根据项目申报给甲方的金额来计算应付施工费。

项目的每笔收款、结算和付款时,办事处和公司总部都需要登记并且汇总后形成报表报上级领导,当两份数据不一致时还需要花时间和精力去查找问题原因。

解决方案:

和施工队进行结算时,系统自动根据项目当前状态数据和固定的计算方式算出应付施工费,避免由人工计算造成的错误。同时可以不根据系统自动计算,汇总人工和材料结算金额作为应付施工费。

 

系统每笔单据审核后,数据都会自动汇总到相应的报表中,领导随时可以查看某个项目的相关数据,体现数据的及时性与共享性。例如:项目立项时的预算收入和支出,在某个时间点时项目动态收入和支出以及实际情况下该项目的收入、支出和利润等信息。

 

5、业务现状:

项目开工之前由项目相关负责人进行项目材料的申请,采购申请单经过办事处和总公司确认后方可进行采购,采购的材料直接送到项目现场,由现场签收后将收货单转交给采购人员。项目申请的材料有没有超预算,采购的材料无法跟踪到货情况,材料使用数量有没有超预算,现场材料有没有退回等这些信息管理者都无法直接查看。

解决方案:

作为成本核算的重点与核心,物资管理子系统实现了工程项目中材料设备的全过程管理,完美地实现了集中采购和项目采购的统一,包括供应商管理、采购申请、采购业务、库存管理等模块,并能通过项目物资需求的分析自动生成物资采购申请、物资采购计划,全面跟踪反馈材料设备的需求、申请、采购、入库、领用和库存的状况。

6、业务现状:

项目资料分散存放,项目现场资料一般都是由办事处保存,合同及协议等资料一般都存放于公司总部,各部门资料信息无法实现及时共享。

解决方案:

文档管理子系统包括科学文档分类、严密的文档权限、便捷的查询和详细的使用记录,是工程企业档案管理的最佳助手。通过系统进行文档资料的归档和查询,实现各办事处之间、办事处与总部之间的资源共享。

 

四、系统流程图

根据公司业务管理要求以及项目管理系统架构编制整体流程图如下: