邦永&中国项目管理

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挂靠业务信息化案例分析

一、业务背景

“挂靠”,即所谓“企业挂靠经营”,就建筑业而言,是指一个施工企业允许他人在一定期间内使用自己企业名义对外承接工程的行为。允许他人使用自己名义的企业为被挂靠企业,相应的使用被挂靠企业名义从事经营活动的企业或个人(个体工商户和其他有经营行为的自然人)为挂靠人。

挂靠人挂靠有资质的企业,承接经营业务,被挂靠方提供资质、技术、管理等方面的服务,挂靠方向挂靠企业上交管理费的行为,是挂靠行为。挂靠经营行为实质是承包承租经营行为。若挂靠方以被挂靠方名义对外经营,由被挂靠方承担相关的法律责任;挂靠方的经营收支全部纳入被挂靠方的财务会计核算。

在目前日趋激烈的国内市场竞争中,挂靠业务已经是非常普遍、必须面对的实际情况。特别是2016年建筑施工行业营改增后,挂靠业务的管理呈现出以下管理难点:由于没有有效的项目管理工具进行系统规范化的管理,造成客户档案汇总更新权限控制难、资质证书预约使用查询难、项目报备及进度情况查询难、往来账款支付条件判断及统计分析难、项目成本控制难等一系列管理难题。

例如:某新三板上市公司提供资质挂靠服务,主要荣誉资质以下,但由于没有有效的信息化管理手段,给企业的管理和发展带来了困惑。

1.安防工程企业资质

2.建筑智能化资质

3.质量管理/环境管理/职业健康安全管理体系认证

4.国家高新技术企业

5.计算机软件著作权登记证书

6.中关村高新技术企

7.软件产品登记证书

8. AAA诚信优秀企业证书

9.北安协常务理事单位

二、挂靠业务信息化需求分析 

挂靠业务核心要管理的业务内容包括客户档案、资质预约、项目报备、资金往来和成本核算等,详细业务需求如下:

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(资金往来管理流程图)

1.客户档案管理功能

1.1建立详细的客户档案信息库,通过与之配套制度约定客户档案必须录入系统。

1.2严格控制客户档案操作权限。分别控制客户档案新增、修改、删除、导出权限。

1.3快速便捷的批量收回、转移、复制客户档案权限。

2.资质预约管理功能

2.1建立详细的资质档案库。对于同一资质有多套的情况,要分别录入系统,通过不同的资质编码予以区分,为资质预约使用建立必要条件。资质要求区分原件与复印件两种状态。

2.2资质预约、借出一览表,快速查询资质预约使用情况。动态掌握资质在未来两个月内的预约使用情况。

2.3资质预约申请只允许预约原件,原件一经预约不允许再次预约与之时间重叠的申请。

2.4资质盖章及借用申请通过预约单直接生成,并且可以添加资质复印件。

2.5资质使用完毕后,可分次归还使用完毕的资质。

3.项目报备管理功能

3.1报备项目快速查询,只有未报备的项目才能发起项目报备审批流程。

3.2项目报备信息要从多角度体现项目进度情况。如:

缴费状态:未缴费、已缴费;

报备状态:报备申请(审批中)、准报备(已审批未缴费)、正式报备(已审批已缴费)、报备撤销(撤销未缴费报备项目);

投标状态:未投标、投标中、已中标、未中标;

项目状态:未开工、已开工、已完工、已停工、已验收、已移交;

4.合同及费用收付款管理功能

4.1付款审批可同时连接多个窗口。如:收款窗口、发票登记窗口、项目资料窗口,通过多窗口的查询判断此笔款项是否可以支付。

5.成本核算管理功能

5.1建立成本预算编辑功能,录入项目预算成本。

5.2建立项目实际成本功能,根据付款窗口的成本科目实时更新实际成本。

5.3建立项目预算成本与实际成本对比分析报表,分析超预算成本项目及超出原因,总结经验在新项目中尽量避免超预算情况的发生。

三、应用功能展示

邦永工程师经过半年多的潜心开发,已经形成了一整套挂靠管理的解决方案,能够全面实现挂靠业务的信息化、流程化管理。

1.客户档案信息库

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2.报备项目申请与查询

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3.资质外借与归还

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4.资质预约一览表

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5. 项目预算成本编制与对比分析

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四、应用效果

经过近半年的实施服务,邦永PM2项目管理软件“挂靠业务解决方案”已经在客户的实际应用中显示出其自身的强大的控制力和竞争优势,给资质挂靠企业的信息化管理带来了巨大的帮助:

★ 公司高层实时掌控项目进展,进度得到有效保障。

★ 公司领导能实时动态的掌握项目执行的情况,为项目的调控奠定基础。

★ 公司领导能实时掌控项目费用的预算跟实际已发生的费用,控制项目资金失控风险。

★ 公司领导能实时掌控资质使用情况,合理分配资质预约使用。

★ 公司领导能实时掌控最新客户信息,并导出备份客户信息,将所有客户信息掌握在公司手中,防止客户流失。

★ 在一个统一平台上,项目所有信息直接反馈,利于各个项目干系人及时处理。

★ 形成项目文件库,便于领导查阅,并积累项目的宝贵经验。

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