邦永&中国项目管理

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中国人民大学案例分析

      一 、项目概述

      1. 新校区建设指挥部简介

 新校区建设办公室作为中国人民大学新校区建设领导小组下设的专职执行机构,负责统筹落实新校区及其拓展区建设相关的各项工作,主要职能:

▲ 负责办理新校区建设相关的行政审批事项;

▲ 负责新校区征地、规划、建设工作;

▲ 负责与新校区建设工作相关的各级政府部门的沟通协调;

▲ 负责其他与新校区建设相关的各项工作。

       2. 项目意义

学校基建工作包括校园建设规划编制、建设项目立项申报、年度投资计划编制、资金筹措和使用、项目组织实施、竣工验收和财务决算等工作,要实现对工期、投资、质量、安全、档案等方面的控制和管理,职责多,任务重,难度大。

随着我校新校区的开展建设,使得我校的基建工作具有建设规模大、建设周期长、建设资金量大、成本控制严格、审批手续繁琐、建设工期紧等特点,因此,一个实用、信息共享的管理信息系统对提高基建工作效率和管理水平具有重大意义。

需要有一个能把重要资料、档案等进行电子化储存、对项目进度和合同付款数据进行实时更新、还能对各类数据进行分类、统计、查询,成为管理人员工作和领导决策的重要工具;同时,各类信息公开、透明,也有利于更好地进行公共监督。

     二 、系统功能展示

       1. 首页

首页经过二次开发,改成了人大风格,之前首页的数据报表改成了以行政办公为主的页面,首页显示的通知公告,会议纪要等都可以在首页直接打开查看。常用功能可以随时添加到首页显示。

       2. 会议纪要的起草、审批

会议秘书起草纪要发起审批,各分管领导提出修改意见,由会议秘书整理发给书记、处长。

       3. 会议室预约功能

通过该功能可以清晰的查看到会议室的预约情况,在您预约会议室时,系统会自动判断该会议室是否有预约,给出系统提示,再通过会议室看板,可以查看到所有会议室的预约情况,避免重复问题,通过参会计划功能可以提示要参加的会议信息。

 

     三 、项目完成情况

       1. 设计管理功能

设计管理涵盖设计功能需求征集、设计任务书编制、方案设计、初步设计、施工图设计,以及招标阶段的答疑和项目施工过程中的图纸会审、设计变更洽商等阶段。包括征询职能部门意见、组织专家论证、可行性分析、预算编制审核、设计文件审核审批、修改、确认等具体工作内容。勘察管理包括勘察技术要求编写、勘察报告审核等工作内容。系统须实现每个阶段的协同办公,并上传存储相应的文件资料。根据设计项目各阶段的工作完成情况,自动形成台帐,对产生的文件、图纸进行电子存档,供相关工作人员查询,实现以时间轴为线索的图纸、资料查阅,并可与控制价编制、结算审核等数据信息进行对比分析。

        2. 前期管理功能

为了使通州新校区前期工作具有合法性和合规性,在报建过程中,根据通州新校区建设项目前期资料(校园整体规划、可行性研究报告、可行性研究批复、建设规划许可证、施工许可证、初步设计概算等)办理顺序及时间要求,设置办理流程,并能清晰查询到前期资料的办理状态及办理结果。

       3. 招标管理功能

通州新校区建设项目采购按照不同采购额度分为分散自行采购和学校集中采购,包括采购招标(询价)文件的编制、采购招标信息的发布、采购开标会议的召开、中标人的确定等,均需严格执行相关国家法律、法规及学校规章制度。该部分要注意权限分配和网络安全性问题。

       4. 合同管理功能

通州新校区建设项目签订的基本建设合同主要涉及征地、可行性研究、规划咨询、项目评估、勘察、设计、施工、监理、造价咨询、测绘、材料设备采购、工程检测、设备检验、其他检测检验等方面。

合同管理模块要解决合同谈判、起草、审核、签订、履行、监督、验收、变更、终止等过程审查、会签手续繁琐的问题,实现合同签订过程网络化,通过系统完成网上审查、会签,系统提供合同文件过程审批管理模块,形成合同修改、审批记录和合同台账。用户根据标准合同模板,输入项目特征数据,生成标准格式的合同文本。合同网上签转的信息应至少包含以下内容:项目名称、合同编号、合同名称、合同类别(同招标类别)、合同单位、合同签订日期、合同产生方式(校内招标、询价、谈判、委托等)、合同内容摘要、合同金额、备注等。由经办人在系统中发起新合同转签事项,上传合同文本,录入合同信息,再依次由项目经办人、项目甲方代表、通州新校区建设办公室负责人、审计处等相关负责人在系统上审签,审签完成后由经办人打印审签转单作为合同会签凭证。待合同签订完毕后,由经办人在系统中补录该合同的重要页扫描件。合同管理模块要具备合同的档案存储和管理功能。各类合同文件经会签批准后,按照类别形成标准合同文本,构建标准合同文本库,通过设置专用条款即可产生合同文件,经会签审核对合同文本进行调整,形成最终合同文本。

合同管理要和工程进度、工程洽商、资金支付、档案管理、资料提取等模块关联,能方便记录和查询合同相关内容执行情况(如合同实施进度、合同付款记录、合同累计支付金额、合同尾款等)。系统记录合同金额和付款记录,实现资金、合同执行与进度的信息关联。该部分要注意权限分配和网签的安全性问题。

       5. 投资管理及资金支付管理功能

投资控制及资金支付管理模块要与采购及招投标管理、合同管理、进度管理、工程洽商和结算管理、竣工验收等模块关联,对投资估算、初步设计概算、工程量清单及控制价(预算价)、投标报价、合同价款、工程进度款、工程变更、签证、竣工结算编制审核等过程中的投资、造价内容统一进行控制管理,对各版本造价文件进行存档,对工程费用支出情况进行测算,对工程造价情况进行分析评价。

系统可把投资估算、设计概算、控制价、变更、签证费用、结算费用及其他费用进行对比分析,对实时的工程进度、工程投资情况进行分析及预测,对各种因素(设计变更、材料涨价、政策性调整、功能性变更)影响投资控制进行动态的比较分析。可按照总体、年度、月份比较不同的投资数据,以便发现偏差后及时采取纠偏措施。可基于工程付款最新数据和定量分析项目总投资的变动因素,预测项目最终总投资。可统计查询整个工程概算、合同支付情况和资金的流转情况。可根据项目合同、计量和财务支付信息,实时提供直观明了的总体投资分析图、年度投资分析图、各月份投资分析图,反映投资状态和投资控制指标。

项目资金支付管理,一方面是为了录入和统计项目付款情况,一方面是为了解决工程款申请支付流程转签不便的问题,实现资金支付申请流程的网上转签。网上转签信息应至少包含以下内容:项目名称、合同名称、付款日期、付款事由、付款金额、资金来源、收款单位、收款单位的开户行、银行账号等支付信息、附件张数、累计付款金额、累计付款比例、当年预算批复金额,以便于分析付款、合同履行和预算执行。由经办人在系统中选取系统中已录入的合同,提出付款内容申请,录入以上内容事项,附上相应支付附件的扫描件,根据相关规定由项目经办人、项目甲方代表、通州新校区建设办公室负责人、审计处相关负责人等在本系统登陆后实行网上审签,审签完成后由经办人打印审签转单作为支付凭证。该部分要特别注意权限分配和网签的安全性问题。这部分内容与财务处支付系统有重叠,财务处负责人应该不会参与这部分会签。

       6. 工程进度管理功能

系统以项目生命周期理论为基础,通过计划跟踪和控制来实现项目实施进度动态、过程管理。通过制订详细、完善的计划来指导项目的实施(施工进度计划、设备采购计划、资金支出计划、质量检查计划等)。在实施的过程中,参建各方通过系统随时提交项目的进度信息,包括工程进度、投资进度、形象进度、材料设备供应计划、设备到货情况和交付成果进度等信息(工程实施阶段有关图片、文字说明等),将实际进度与计划进行对比,自动对其中存在的偏差提醒预警,切实保证项目的工期。系统对每项工程的施工关键节点时间信息进行存档,用户可随时检索,与在建工程情况对比,形成工程进度横向对比。可根据实时掌握的项目最新进度和过程资料数据,提供直观明了的周、月、年度、总体进展分析图,反映项目状态和瓶颈关注点。

通州新校区建设项目进度信息内容应包含:项目名称、合同名称、施工单位及监理单位工程进度报表、工程进度报量、本次完成工程量、累积完成工程量、累积完成百分比、工程形象进度描述、工程形象进度电子版照片、施工单位的支付申请文件、监理的支付证书、收货单扫描件、竣工验收单及其他阶段性重要成果扫描件等。

       7. 洽商变更功能

在通州新校区建设管理过程中,变更管理是项目管理中的最重要过程之一,其主要任务是分析变更的可行性及对工程投资的影响。项目变更管理应至少包含以下内容:变更内容、变更造价分析、变更可行性分析、变更审批表、变更会议纪要等。工程洽商、现场签证管理至少应包含以下内容:项目名称、合同名称、洽商及签证单位、内容、日期、金额、有关资料扫描件等,工程洽商、签证相关费用通过资金支付管理模块统一处理。

当变更、洽商及现场签证发生的时候,由具体经办人员在系统中发起事件,填写相关信息并上传附件,相关人员进行审签。系统实现工程联系单审批、会签、登记、发放及存档等全过程的流转功能、设计变更单、技术核定单、工程洽商、现场签证等各种工程施工过程中产生的变更文件的起草。工程变更、洽商、现场签证管理模块需与合同管理、资金支付管理模块关联,相关费用通过资金支付管理模块统一处理。每笔变更、洽商及签证,均应在系统中反映出其对合同及项目总投资的影响,按照项目形成台账信息。该部分要特别注意权限分配和网签的安全性问题。

       8. 施工现场管理功能

在通州新校区建设施工管理过程中,需要加强对工程现场的管理,通过及时高效的沟通手段和沟通模式,有效地掌控项目工程进度、保障工程的质量安全、提倡文明施工等。现场管理包括施工计划进度、现场日志、形象进度等与工程进度相关的功能,还包括现场监控、文明施工、监理月报、专题会议等。

       9. 验收及结算管理功能

竣工验收资料管理,对竣工验收有关资料进行记录上传、统计查询等。工程项目竣工验收是项目现场管理的最后一项工作。项目竣工验收及保修应至少包含以下信息和资料:工程信息、竣工验收时间、工程验收通知书、验收证明书、竣工验收报告、竣工验收单、验收备案表、工程移交书、工程质量监理评估报告、工程质量保修书,保修期满交接书等。

       10. 资产交付管理功能

通州新校区建设项目的竣工财务决算是正确核定新增固定资产价值、反映竣工项目建设成果的文件,是办理固定资产交付使用手续的依据,需满足财政部《基本建设项目竣工财务决算管理暂行办法》等相关要求。

财务竣工决算资料信息应至少包含以下内容:项目名称、勘查单位、设计单位、施工单位、监理单位、占地面积、批复建筑面积、实际建筑面积、结构类型、层数层高、批复总投资、开竣工时间、可行性研究报告批复、设计概算评审资料、投资估算评审资料、实际总投资、建安工程投资、设备投资、待摊投资、其他投资、资金来源、完成主要工程量、设备清单文件、竣工财务决算文件、竣工决算评审报告扫描件及电子版稿件等。决算审计责任单位为审计处,系统根据相关要求为财务处提供账号和数据端口,以便于审计处获取决算审计信息,同时决算审计完成后,由财务处具体负责人登陆系统填写最终数据,便于通州新校区建设办公室使用。

       11. 项目信息管理功能

以项目的静态与动态信息管理为实现重点,主要包括以下阶段有关信息和附件资料(包括word、excel、pdf、图片、AUTO CAD、GCCP文件等):

项目概况:工程总体情况概述、项目名称、项目编号、计划建筑面积、总投资、开竣工日期、实际建筑面积、总投资、开竣工日期等;

建设过程信息:包括项目建议书阶段-可行性研究阶段-初步设计阶段-施工图设计阶段-施工建设准备阶段-建设实施阶段-竣工验收阶段-固定资产交付阶段-后评价阶段,项目整个建设历程的主要时间节点列表,并可链接查询其代表性文件档案;

合同信息:勘察、设计、施工、监理、材料、设备、服务采购合同等;

建设月报:监理月报、施工月报等;

建设、勘察、设计、监理、施工、材料设备供应商等各方的单位信息;

投资控制情况:累计完成投资、本年投资计划、本年完成投资、本月完成投资等;

项目资料应至少包含以下内容:项目名称、资料编号、资料类别、资料编制单位、资料编制日期、内容摘要、重要页扫描件、备注。

项目信息有关内容与其他系统关联,每个工程项目实施过程中,由各部门和有关参建单位人员使用各系统管理模块时实时录入相关信息并上传附件。对于已完工程,可以集中录入相关信息和附件,以便于利用系统进行信息查询。

系统要具有强大的查询功能,可以灵活、方便地组合各种查询条件,进行模糊查询、排序、分类统计并方便将报表导出和打印。

       12. 档案资料管理功能

档案资料管理功能是为了对行政办公和工程项目实体档案资料进行系统、便捷的管理,通过系统实现档案资料的收集、整理、组卷、移交、归档、借阅等管理工作。系统须具备完善的档案管理功能,通过系统进行资料的组卷、自动生成卷内目录,实现档案查询、借阅登记等功能,电子版档案上传系统保存。系统提供各种格式类型的电子文档存储管理,与其他模块进行有机关联,可将工程建设各个阶段的相关资料归档。可收集管理各阶段各部门产生的档案资料,并在工程建设完成后形成一整套符合建设档案规定的电子档案。

至少应包含以下信息:工程档案管理体系、工程资料编号、绝密等级、工程资料归属单位、套数、资料备案表、查询功能、借阅功能,分权限资料调取、电子阅览等。

       13. 生成表单功能

业务表单内容包括流程表单、业务表单、自定义报表三部分。流程表单主要用于日常审批的各种单据,业务表单方便我校自己构建一些应用模块,并发布到各个子系统及手机上作为系统功能的有效补充。自定义报表可以针对系统原有功能和自定义功能,形成各种统计分析图表。

       14. 支持移动应用功能

协同办公模块的“我的审批、我的消息、公告、新建消息、现场日志”等可在手机端应用,并附赠企业微信等应用,提高工作效率。

四、项目实施情况

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