邦永&中国项目管理

上一篇目录下一篇

清华大学教学资源开发室项目管理系统建设应用案例

 

      1. 项目概述

      1.1 项目背景

高校弱电系统集成项目信息化是高校现代化程度和办学实力的体现,有助于实现弱电系统集成项目管理的科学化、精细化和集约化。信息化技术的有效应用可以帮助高校弱电系统集成项目工作摆脱传统管理理念与技术的束缚,通过可视化、网络化工具等信息手段,建立更便捷的信息交流、更高效的工作流程、更合理的管理模式、更透明的监督机制,从而达到提高高校弱电系统集成项目管理水平、提高服务对象满意度、整合信息资源、提高工作效率的目的。极大的节省了人力物力,提高了效率,增加了用户体验感。但随着信息技术的快速发展、业务管理及服务需求的不断升级,传统的弱电系统集成项目管理方式不能满足业务需求,需要通过信息化手段完善与升级。

 因此综合考虑弱电系统集成项目业务的管理需求及后续发展,建设一个涵盖弱电系统集成项目业务的管理系统,通过数据驱动弱电系统集成项目管理。包括项目立项管理、招标资料管理、合同管理、施工进度管理、竣工验收管理、项目资料管理、资产管理,实现数据共享互通。

      1.2 建设目标

本次项目将围绕“弱电系统集成项目管理与服务”进行弱电系统集成项目业务的信息化建设,通过信息化的先进手段提升弱电系统集成项目管理效率和服务水平,同时建立弱电系统集成项目资料数字化的规范与标准,建设一个弱电系统集成项目业务的项目管理系统。包括项目立项管理、招标资料管理、合同管理、施工进度管理、竣工验收管理、项目资料管理、资产管理,实现数据共享互通。

1.3 建设内容

为了实现项目的建设目标,本项目需要完成以下建设内容:

1) 项目立项:实现项目申报数据登记,项目申报批复文件上传、项目数据权限管控。

2) 项目建设:实现招标文件数据登记,招标文件上传、合同信息登记、合同文件上传、合同数据权限管控、施工进度计划编制、施工进度上报、项目任务节点编制、项目任务节点上报、项目任务可视化查询、项目测试报告数据登记、项目测试报告上传、竣工文档数据登记、竣工文档上传、施工单位提交验收资料数据登记、施工单位提交验收资料上传。

3) 项目验收:实现项目验收资料登记、项目验收资料上传、项目档案资料归档、查询、项目档案资料数据权限管控。

4) 项目结项:实现资产登记、资产调拨。

      2. 项目完成情况

2.1. 总体思路

在确保高校基建项目管理系统业务功能正常使用情况下,定制开发弱电系统集成项目业务功能及统计报表。

2.2. 体系结构

弱电项目管理信息系统的体系结构为浏览器-服务器(B/S)模式,PC端通过网页方式访问系统。

2.3. 完成情况

1) 系统功能

● 项目申报

面向用户:教学资源开发室老师。

功能介绍:登记项目申报基础信息,可本地或手机扫码上传项目申报批复文件,项目申报数据审核后禁止修改。

● 项目数据授权

面向用户:教学资源开发室老师。

功能介绍:拥有项目数据授权功能的用户,授予项目小组成员查看项目数据的权限。 

●  招标文件上传

面向用户:教学资源开发室老师。

功能介绍:登记招标文件基础信息,可本地或手机扫码上传招标文件文件,招标文件数据审核后禁止修改。

◆ 合同基本信息

面向用户:教学资源开发室老师。

功能介绍:登记合同基础信息,可本地或手机扫码上传合同文件,合同数据审核后禁止修改。

◆ 合同数据授权

面向用户:教学资源开发室老师。

功能介绍:拥有合同数据授权功能的用户,授予用户查看项目合同数据的权限。

◆ 施工进度计划

面向用户:教学资源开发室老师。

功能介绍:编制WBS施工进度计划。

◆ 进度填报

面向用户:教学资源开发室老师。

功能介绍:依据项目实际进度,填写项目实际进度信息及形象描述并上传项目现场图片。

◆ 项目任务

面向用户:教学资源开发室老师。

功能介绍:编制项目各节点任务并通过红绿灯图形展示。可点击图形中的节点直接查询节点信息。

◆ 项目任务填报

面向用户:教学资源开发室老师。

功能介绍:点击图形中的节点直接填报节点信息。

◆ 项目测试报告

面向用户:教学资源开发室老师。

功能介绍:登记项目测试报告基础信息,可本地或手机扫码上传测试报告文件,测试报告数据审核后禁止修改。

◆ 竣工文档

面向用户:教学资源开发室老师。

功能介绍:登记竣工文档基础信息,可本地或手机扫码上传竣工文档,竣工文档数据审核后禁止修改。

◆ 建设单位提交验收资料

面向用户:教学资源开发室老师。

功能介绍:登记建设单位提交验收资料基础信息,可本地或手机扫码上建设单位提交验收资料,建设单位提交验收资料数据审核后禁止修改。

◆ 项目验收资料

面向用户:教学资源开发室老师。

功能介绍:登记项目验收资料基础信息,可本地或手机扫码上项目验收资料,项目验收资料数据审核后禁止修改。

◆ 档案资料

面向用户:教学资源开发室老师。

功能介绍:授权用户可通过此功能查询项目各业务节点归集过来的项目过程资料,可根据项目、文档类型指标分别查询,可在线查看。 

◆ 资产登记

面向用户:教学资源开发室老师。

功能介绍:登记资产基本信息,可通过excel表格直接导入资产信息。 

◆资产调拨

面向用户:教学资源开发室老师。

功能介绍:记录资产调拨过程并更新资产登记中的相关信息。

2) 实施与运行

系统于2020年11月底正式上线运行。上线后运行稳定,得到教学资源开发室老师的一致好评。上线后与业务部门保持沟通,根据需求对系统不断进行完善。

系统支持目前大多数主流浏览器,包括:IE10+、Chrome、搜狗浏览器(高速模式)、360安全浏览器(高速模式)。如图2.3.1所示。

2.3.1 项目管理信息系统登录页面

3. 项目实施情况

时间段

建设内容

情况说明

2020.9

需求分析

1. 弱电系统集成项目业务管理需求调研 

2020.9 ~ 2020.11

功能开发

1. 原型产品安装调试

2. 二次开发功能升级调试

3. 全模块功能测试调整

2020.11 ~ 2020.12

软件培训及验收

1. 软件全功能培训

2. 软件验收

4. 项目实现效果

4.1. 项目申报

登记项目申报信息。

4.2. 项目任务

根据项目实施计划,更新项目任务开始完工时间及里程碑节点。

4.3. 项目进度导航

根据项目实施计划,生成项目各阶段完成情况预警图,并且可以通过预警图穿透到项目各业务节点查看完成情况。

4.4. 招标文件上传

登记招标文件信息。

 上传招标文件、审批文件、论证报告等。

4.5. 合同基本信息

登记合同信息,上传合同文件。

 4.6. 施工计划编制

编辑项目施工进度计划。

4.7. 施工进度上报

根据实际情况上报完成进度及现场实施情况图片 

4.8. 项目测试报告

登记项目测试报告信息,上传测试报告。

4.9. 竣工文档

登记项目竣工文档,上传竣工文档。

4.10. 建设单位提交验收资料

登记建设单位提交的项目验收文档信息,上传验收文档。

4.11. 项目验收资料

登记项目验收信息,上传电子文档。

4.12. 档案资料

汇总显示各模块归集过来的文档,可依据文档目录、项目名称过滤查询档案。

4.13. 资产登记

登记资产信息。

5. 项目总结与展望

弱电系统集成项目管理系统,实现了项目各业务节点线上数据填写并上传节点交付成果,通过带有预警系统的可视化图形,将项目各业务节点串联起来形成预警、填报、查询于一体的综合性功能。提升了用户体验,取得了较好的效果;梳理完善了清华大学弱电系统集成项目管理体系,建立了弱电系统集成项目从申报、招标文件上传、合同签订、施工进度编制、施工进度上报、项目测试报告上传、竣工文档上传、验收文档、项目资料归集、资产登记、资产调拨各个阶段的业务;完善了项目节点图形展示功能及项目数据权限控制功能,提升了系统的可视化预警功能和数据安全功能。

项目的主要效益包括以下四方面:

◆ 便捷服务:通过将项目任务节点数据转换成项目任务节点可视化图形支持预警、填报、查询于一体的综合性功能,提升了项目各业务节点数据填报的便捷性。

◆ 安全性:通过高强度密码设置、安全访问级别提升等举措,提升了系统的整体安全性。

◆扩展性:通过自定义平台功能,可根据业务部门的需求随时配置新的业务功能及对现有业务功能的调整。

◆ 标准化:通过梳理弱电系统集成项目管理体系等工作,推进了项目管理标准化工作。

 今后,应持续提升针对弱电系统集成项目管理系统的相关服务,扩充服务内容;增强软件易用性及可视化功能,提升用户体验;并且加强对弱电系统集成项目管理系统相关运行数据的统计分析;对现有系统用户关注度较高的功能进行持续改进,解决普遍、迫切的用户需求。为我校建设世界一流大学的任务做好支撑保障,也为提升学校核心竞争力做出贡献。

 

 

关闭