项目管理系统分享用项目管理思维做自我管理方式

 

本期由项目管理系统官方带领大家了解怎样用项目管理思维做自我管理,那么接下来我们一起来详细了解下吧。

一、时间管理是自我管理的起点

首先时间是我们每个人都拥有的资源,或者说时间是管理者最基本的资源。

时间对每个人都是公平的,每个人每天拥有24 个小时,每个人都可以通过有效管理自己的时间资源,为自己人生增值。

并且时间是我们每个人最常用的资源,不管我们是做一份计划或总结,是看一本书,还是工作累了离开座位倒一杯水,都要用到时间。

最重要的是,时间是唯一不可再生的资源,或者说,时间是我们最稀缺的资源。时间稍纵即逝,根本无法贮存,昨天的时间过去了,永远不再回来。

人往往最不善于管理自己的时间,心理学实验证明,人的时间感觉是最不可靠的,把人关在黑房间里,很快就会丧失对时间的感觉。

我们在日常的生活,工作中往往也说不清楚自己的时间是怎么打发的。基于以上分析,时间管理是自我管理首要解决的基础问题。

二、运用项目管理思维,可有效进行时间管理

项目是指在限定的资源和限定的时间完成的一次性任务,具体可以是一项工程、课题、服务或者是活动。

项目管理思维不仅仅可以在工作中运用,比如工作中的汇报,员工培训。也可以运用到生活中方方面面,比如旅游,聚餐。

学习上的上课,看书。人生中的婚礼,生子,买房,创业等。那如何运用项目管理思维,进行时间管理呢?

将事情进行归类,哪些是重要的事情?将重要的事情当成项目来管理;美国管理学家科维提出时间“四象限”法的时间管理理论,把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行划分,基本上可以分为四个“象限” :

即重要紧急(如客户投诉、即将到期的任务、财务危机等)

重要不紧急(如建立人际关系、人员培训、制订防范措施等)

紧急不重要(如电话铃声、不速之客、部门会议等)

不紧急不重要(如上网、闲谈、刷微信微博等)。

我们应有重点地把主要的精力和时间集中处理那些重要但不紧急的工作上,这样做到未雨绸缪,防患于未然。

那我们怎么定义重要?即什么是要事呢?要事有两个标准,要么是长期的影响,要么有全局的影响。两种影响兼而有之,则是要事中的要事。

三、举个例子

比如A 公司从B 公司进口生产设备,当B公司开始从上游产业扩展到下游产业,这时候A公司成为B公司下游产业的竞争对手, B公司为打压A公司,将生产设备进行提价或对购买设备设置障碍, 导致A 公司产品生产受到严重影响。

这时候A 公司解决目前面临产品困境是要事,还是更改公司战略,从下游产业扩展到上游产业,通过收购等手段来自己生产设备是要事呢?

相比之下,更改公司战略是既有长期又有全局影响的要事中的要事。那怎么做到要事第一呢?具体说有三个原则:优先,集中,经常。

要事要优先做。面对不重要的急事和不紧急的要事,后者优先。因为前者不重要,对于做或者不做影响都不大。还有一个原因,不紧急的要事往往容易被忽略,所以要先做。需要注意的是,优先做并不是指每天上班第一件事就做它,优先指的是优先安排进自己的时间表,为它留出充足的时间。比如新产品包装策划工作是要事,但不是每天第一件事就是讨论策划,而是说,将此项工作安排到工作计划表里面,优先把工作安排进去。

要事要集中做。留出整块时间来做。集中是要事管理的一个技巧。例如新产品包装策划讨论会可以安排每周周二、周五集中时间讨论一次。

要事要经常做,坚持做,定时做。和集中一样,重复也是一个重要的管理技巧。50%的时间,花在重要非紧急的事件上。也就是说每一天用在不紧急不重要,紧急不重要事件上的时间越来越少,将会有更充分的时间去做重要的事情。这里有一个方法,如果将近几个月的计划列个清单,每天从未来要做的事情里面挑三件事去做,这样使你逐渐每天花50%的时间都在做重要不紧急的事件。

思考,按照项目管理的流程来思考重要的事情。项目管理包含五个步骤,分别是启动,规划,执行,控制,收尾。

启动是项目的识别和开发过程,进行项目的可行性研究和分析。

规划是管理的一种手段, 使项目的资源配置、时间分配更为合理,在实际执行中可以不断修改。

执行最重要的是项目信息的沟通,即时提交项目进展信息,以项目报告的方式定期更新项目进展,保证项目质量。

控制是及时发现偏差并采取纠正措施,使项目进展朝向目标方向或者更切合目前的现状。这说明做规划的时候并不是要规划的完美,是可以在执行过程中微调计划,开始比完美更重要;在执行的过程中智慧是增加的,微小的调整让事态朝向目标更好的发展。

收尾是对项目完整文档、对项目干系人交代。值得注意的是并不是每一项事情都需要启动,有一些可能是突发奇想的行为,直接跳过启动研究的部分,对于这部分事情要更加重视收尾的部分,进行总结与反思。

执行,按项目管理的规划来执行重要的事情,形成项目管理思维。

在执行阶段,我们要注意规划的各个节点。按照规划执行项目,时间上可以不断优化调整,比如第一个项目和第二个项目是并行的关系,时间上可以并行执行两个项目。

例如看书和听视频,是否可以两者配合起来一起做,在配合的过程中抓到两者关键节点。在执行中进行控制,项目结束进行收尾,形成对任务有头有尾的整体完成状态。

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