项目管理思维的影响力

 

你可以将很多工作中和生活中需要处理的复杂事情“项目化”。当你越来越多地将工作和生活中的事务以项目的方式来处理和推进执行时,或许连你自己也没有意识到,其实你拥有的就是“项目管理思维”。   

什么是项目管理思维?我们尝试着聊一聊项目管理思维常常涉及到的七个方面,希望可以帮助你在面对一件待解决的复杂事务时,能够理清思路、考虑周全、明确行动并且最终收获宝贵的经验。

1、聚焦目标,策划为先   

参考 PMI (美国项目管理协会)关于项目的定义,项目的目标应该是创造出独特的产品、服务或成果。所以,项目管理思维通常会让人们在面对一件待解决的复杂事务时,先聚焦目标,思考清楚完成这件事产生出来什么样的产品、服务或成果才算达成了目标。

日常工作中,你会遇到产品、销售、市场、财务等各类的部门和团队目标。而生活中的个人目标,也会包括在购物、休闲、旅行、组织聚会等日常活动中。

在你通过 SMART 原则去构建一个清晰的目标的时候,别忘了后续一切的努力都是在向着这个目标而前进。仅仅有目标还不够,还要用目标来指导你的方向,成为评判你行为的依据。

项目管理的本质就是追求把策划的与实施的趋向于一致。把项目分为启动、计划、执行、监控与收尾五个阶段(过程)就是一个策划的过程,那么日常工作和项目管理过程中,事先策划是做好一项工作的前提,也是避免返工,减少浪费时间的最为有效的手段。   

2、制定并重视计划

想要完成一件事情,通常需要有计划地去完成。所谓「谋定而后动」,讲的就是先制定好计划,谋划准确周到后再行动。计划可以是一个 Excel 表格,可以是一个贴上便签的看板,也可以是一张绘制精良的甘特图。总之,你需要一个计划来为你勾勒出在未来完成这件事预期的进展和完成时间。   产品 Roadmap 是一个粗粒度的产品计划,工程进度表是一个详细的施工进展计划,商业培训课表是一个完成课程的培训计划。

在一件待解决的事情面前,有意识地先去制定计划,是项目管理中很重要的一种思维方式。计划不同于策划,计划更明确、更具体。计划大到人生的规划,小到月计划、周计划,日常工作安排,有计划的工作才能有条不紊,有计划的工作才能充分准备,周详安排,不至于忙乱出错,减少返工,提升效率。   

3、成本思维   

每做一项工作都需要花费成本,其中时间就是最基本的成本。在进行工作时,要视花费时间为一种投资行为,也就是说你花掉了一个小时的时间,你是否创造了超过一个小时时间成本的价值。   比较两者之间的差距,会让你更加珍惜时间、节省时间。

4、考虑风险

一次做对,每一件你要完成的事情,都有或多或少的因素导致你可能无法完成,或者完成的时间、质量、成本等等无法达到满足目标要求,这些因素就是你需要考虑的风险。   

关于风险的考虑,可以很宏观,例如一个商业地产的投资项目,需要考虑国家和当地政策与环境的风险;可以很复杂,例如一个大型的通信系统工程项目可能会涉及商务风险、技术方案风险、售后实施和服务风险; 可以很细微,例如一场重要的产品宣讲会可能会有现场翻页笔没电和麦克风效果不好的风险; 也可以很难以掌控,一次策划良久的出国旅行可能因为签证的办理而延迟几个月的时间。拥有风险意识,可以让你做事时能提前进行风险规避、应对措施和心理准备,提高达成目标的成功率和调整对于结果的心理预期。   

项目目标管理中强调目标分解与目标达成的跟踪,项目工作并不提倡反复测试或者临时方案的理念,而是直接针对目标制订计划和行动方案。 所以,项目管理强调一次性做对,一次性做好,同样日常工作与生活中一次性把工作做到位的思维也是减少返工,提升工作效率的有效方法。   

5、系统性思考分解工作,并行处理

无论是策划一场产品发布会、组织一次全员培训、策划一场婚礼,还是安排一次全家旅行,都需要通过系统性的思考来综合认知完成这件事的整体概貌、阶段和步骤,然后将它们分解成一个个有产出成果的任务,并且在整个过程中可以随时地监控完成进展和状态。 系统性的思考有助于建立对于事务认知的整体观和全局观,从多维度动态地综合考虑问题。经过系统性的思考,将达成目标需要的工作进行分解,定义工作的范围,划分阶段和任务层级,让每个分解的任务呈现可监控的状态,并且有可交付的成果。 在项目管理专业领域,一般常用 WBS(工作分解结构)来描述和呈现这一思维的过程和成果。

工作中我们每天会有很多待处理的任务,通常大家的习惯是做完一件工作后才开始处理另外一个工作,对于我们日常工作和生活来说,我们需要练就并行处理工作任务的能力,比如听会议时可以写报告(特别说明的是一边听一边写,不受影响)、同时操纵几台电脑,在做饭时把要听的财经节目听完等; 也就是《神雕侠侣》中周伯通的左右互博术吧,我们需要练就这种能力,并且养成习惯。学会并行处理工作是有效节省时间、提升工作效率的重要手段。

6、过程处理并善于总结

项目管理普遍采用节点或里程碑评价的管理模式,这是一种过程监控管理的有效手段。同样,这种方法适用于我们的工作与生活,阶段进行总结与反思,能够有效提升工作质量,及时修正错误,为最终达成目标提供支持。 更为重要的是,阶段总结能够使工作成果整理固化,形成知识沉淀,在后续工作或项目中形成便于引用与输出。

善于总结,可以帮助你沉淀工作经验和生活阅历。以一个实践 Scrum 的敏捷研发项目为例,每一个研发的迭代周期结束时整个团队会召开 Sprint 回顾会议,用来总结在这次迭代中有哪些是团队做得好或者不好的地方,好的地方号召大家以此为榜样,在以后的工作中继续保持;不好的地方要吸取教训,避免以后再次发生。 生活中也是一样,每次三五亲朋好友的家庭聚会后,细心的主人会总结今天哪一道菜最受欢迎,下次聚会时分量可以增加一些;哪位朋友迟到了,下次聚会得重点提醒来早一些;可以向哪位朋友请教游戏的技巧,下次聚会可以让自己的表现让大家眼前一亮。   

7、团队协作与有效沟通   

解决一件复杂的事情,需要团结参与其中的所有人来共同努力。 首先要能明确团队成员之间基于任务的责任矩阵,让整个团队责权明晰;其次,完成自己任务的同时,还能协助团队里的其他人完成任务。同时,沟通的重要性不言而喻。  

一群人相互之间想要做到有效沟通,通常要能达成三点:   

1)我能随时从团队其他成员那里获取我想要的信息;   

2)我提供的信息能随时传达到可能需要的团队其他成员那里去;   

3)尽可能消除或减少信息在成员之间的中转。   

就像一个互联网产品的诞生需要产品经理、设计师、工程师的紧密协作一样,一场成功的新闻发布会离不开主办方、承办方、嘉宾和媒体的共同策划、组织与配合,一次家庭聚会的成功组织离不开亲朋好友的积极参与和相互支持,团队协作与有效沟通从始至终都发挥着不可替代的作用。 项目沟通管理强调识别信息并及时将信息传递给有需要的人,做到精准表达与高效沟通。那么,高效的沟通同样是提升工作效率、节省时间的有效手段。

日常工作中,同样要规划沟通,采用什么样的形式传递与传播信息给你的人际圈,对别人需要了解你的信息能够方便、快捷地获取与了解。做好信息需求的便捷获取将是减少问询的最有效方式。   无论是在工作中还是生活中,面对问题时能够聚焦目标,通过系统性思考来分解工作,制定计划,促进团队协作和有效沟通,考虑风险并且善于总结,这些项目管理的思维可以让你切实地从中受益。