如何处理项目工作中的琐事

 

项目工作中经常会遇到很多琐碎的事情,这种琐碎的工作如果来一件处理一件,势必影响整体工作效率,但是如果放着不处理,可能又会影响整个项目的进程或其他同事的工作。那么有没有比较恰当的处理方式呢?

我们知道,工作任务有重要的少数与琐碎的多数之分。或许,琐碎事务对于主要工作也许不是十分重要,但是听之任之的话,又有可能直接或者间接影响重要事件的处理效率。

比如,我们在工作中会存在这样的困扰:因为解决过多的琐碎事务而浪费大量的时间、解决不得不处理的琐碎事务导致重要工作未能按时完成等问题。

那么,对于琐碎的多数事务,聪明的员工又是如何处理的呢?

这个问题就好比一个快递员要将全国各地收集来的邮件送至同一座办公楼一样简单。聪明点的快递员不会一件一件地送到,而是把这些邮件集中,统一送达。这样做,办事效率才会提高,时间也得到了更合理的利用。

我们可以用学习曲线法则来解释这个现象。学习曲线法则是指在一个合理的时间段内,连续重复同一类型的工作,工作效率会按照一定的比率实现递增,从而使工作任务所消耗的时间呈现为一条向下的曲线。

学习曲线法则告诉我们,在工作中应该尽可能集中处理性质相同的事务性工作。例如,一次性打完所有的电话,一次购齐所需的办公用品等。这样不仅有利于提高工作的熟练程度,而且还可以减少工作准备和中间环节占用的时间。

华为时间管理培训通过对琐碎事务分散处理和批量处理两种不同处理方式的比较,也证实了学习曲线法则确实有效。为此,他们得到了华为研发人员分散与批量处理的琐碎事务的分析结果。结果表明,琐碎的事情被分割成几个阶段处理,这严重地影响了重要任务的连续性;而批量处理琐事,既保证了重要事务的优先处理,也提高了处理琐事的效率。

因此,对于琐碎的事务,项目经理要让项目成员集中起来并批量处理。这样可以达到压缩处理琐碎事务时间的目的,从而为重要的事务留出更多的时间。

至于如何把琐碎的事情集中起来处理,我们可以看看华为人是怎么做的。

李强(化名)为华为在国外某大型项目部经理的助理,每天都要处理大量的工作,包括检查和处理信函、电子邮件、电话、传真;协助经理对内对外信息的上传下达;安排经理的工作日程,包括出差和住宿安排;协助准备、收集及翻译各种会议、会谈资料及报告;协助经理开展人员招聘、面试等人事工作;甚至协助经理安排一些私人事务。李强感觉自己的工作量很大,而且事情也很琐碎。

但李强却将看似繁忙的事务安排得井井有条,而且做得很顺手。

李强首先将事务性工作按照轻重缓急进行排列,优先处理重要的事和急事,对一些不重要、不紧急但又必须办的琐事集中起来处理。在处理文件时,李强会暂缓处理一般性传阅文件,待紧急文件来时一并送给领导,这样既节省了来回送文件的时间,又可避免因琐事而频繁地打搅领导。

李强出色的表现给项目经理留下了深刻的印象。所以在完成项目工作并回国以后,李强被推荐为华为某办事处的人事经理,全面负责办事处的人事工作。

不过,琐碎事务集中处理听起来是那么正确,在现实中我们却可能处处碰壁。不少人都尝试“集中处理”,但多以失败告终。

口渴起身去接水,顺便洗个脸,在休息区吸烟放松下,回去工作之后不久又站了起来:内急。手机欠费后,把买充值卡和与其他部门进行沟通的事情放一起做,回来之后却发现电话上有主管的3个未接来电,只好再次打断工作去汇报。

这些情况在工作中会经常出现。因此,为了避免此类情况的发生,项目经理首先要引导项目成员在心理上接受琐碎的事务,然后要清楚地划分琐碎的事项,最后还应该提高处理琐事的能力。只有提高工作能力,才能够压缩处理“琐事”所需的时间,为重要的工作腾出时间。

总之,如果一件工作不是很紧急,项目成员就不要放下手头的重要工作。等重要的工作完成以后,再将琐碎的事情要集中起来处理,这样的工作效率才能更高。