邦永PM2项目管理软件在系统集成行业中的全面应用

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时间表在项目进度管理中的作用

 

项目经理在管理项目进度时,通常都会编制项目时间表。项目时间表是项目完成所需步骤的一个基本的、动态的计划表。时间表为项目的展开提供动力,在进行过程中设定里程碑,使你可以将自己的进度和预先设定的完成时间相比较。简而言之,项目成败就取决于时间表。
  时间表要满足三个标准
  要使时间表真正有用,它必须有明确的时间和日期。“建议”、“尽快”、“在您尽早方便的时候”、“当我能抽出时间的时候”这些话根本没用,只不过为进度延后自动提供了借口:我不方便,我没空。
  时间表不应只是鞭策人们行动,更应该鼓励人们行动。时间表不应该只是逼着你或者其他人去完成一个不可能实现的目标。有效的时间表要满足3个标准:
  1、时间安排合理
  有多少工作量?有多少时间?同时还需要处理什么事情?这样安排是否合理及现实?在你预计的时间上再加多25%-50%,可以让时间表更现实。大多数人在大多数项目上都会低估所需时间。
  2、工作任务公平
  你的时间进度安排公平吗?你是不是为了生产力在“惩罚”别人?你手下的人有没有被工作和苛刻的时间进度压得喘不过气来?通常,对于那些完成任务的人的“嘉奖”就是给他们更多的工作。
  3、得到本人认可
  只有你自己承诺的时间表才会真正有用。当然,很多时候你设定自己的时间表,这个时间表一般是现实和公平的。
  为了做到以上几点,你要考虑几个关键问题:
  1.在完成时间表的过程中有没有障碍?
  2.过程中我们可以设定的合理的几个阶段性目标是什么?
  3.如果你做这项工作,对于我而言是否公平?
  4.我是否能够相信你能按时完成任务呢?
  一个原则问题要切记:一个项目不是一下就过了6个月,时间是一天一天,一个星期一个星期溜走的。
  用时间表拉回出轨项目
  最现实、公平并且自我认可的时间表在项目进行中还是可能遇到麻烦。由于另一些事情的优先程度提高了,一个本来进行得很顺利的项目现在却可能被放到了不重要的位置,一个非常现实的时间表一下变成了一个让人泄气的巨大的麻烦。你觉得事情出轨了,你甚至不知道如何实现目标。
  你可以有几个办法让出轨的项目再回到轨道上来,看看哪个办法更适合你吧。
  1、重新制订时间表。也许你需要的只是延长或改变时间表,让你喘口气恢复力气,特别是由于环境因素要求这样做。时间表改了以后,你就回到轨道上,又继续前进了。
  2、重新检查流程表。如果你的进度严重滞后,看看你的流程表。你是否能在流程中增加一到两个缓冲区,如果你已经用光了所有的缓冲区,看看能不能缩短哪个步骤的时间或加快进行?如果有一步是邮寄报告草案,那么可以使用隔夜快递服务或发电子邮件,这能省不少时间。
  3、删除不必要的内容。你的计划里有没有这样的步骤:虽然可以锦上添花,但并不是项目成功的关键步骤。可能最后的结果没那么精细,但去掉一些装饰物可以帮助你的项目走上正轨。
  4、扩展资源。现在你有哪些资源?有没有可能得到更多?如果有更多的人、更多的资金以及更多的设备和想法,是不是能有所改进?对于任何项目而言,已经花了这么多时间、这么多钱,再多花一点也是值得的。
  日本人有个习惯,就是把时间表和计划书神圣化,一旦定下来就不会轻易去更改。虽然有时候过于死板僵化,但是在项目执行中却有着很大的效果。我们可以借鉴日本人的方式,将项目进度管理做到最好,当然把时间表圣旨化的倾向是不可取的。